RFID: State-of-the-Art Technologie für die optimierte Aktenverwaltung und Aktenkontrolle physischer Akten
RFID steht für Radio Frequency Identification und bietet für die moderne Aktenhaltung innovative Funktionen, mit denen sich Aktenstandorte und Protokollierung vollautomatisch verwalten lassen.
Die mit RFID versehenen Akten können punktgenau verfolgt werden: Kommt eine Akte mit einem RFID-Tag, einem so genannten Transponder, an einem entsprechenden Lesegerät vorbei, so wird der Tag aktiviert und gibt per Funk die Informationen weiter, die der Tag in seinem Speicher trägt. Die Speicherkapazität eines RFID-Tags kann dabei bis zu vier Kilobytes betragen. Mit den gesendeten Informationen wird in der elektronischen Verwaltung des Ablagesystems genau protokolliert, wann welche Akte den Raum der Aufbewahrung verlassen hat. Und dank dem Personalbatch wird auch erfasst, bei welchem Mitarbeiter und an welchem Ort sich die Akte gerade befindet.
Die 8 wichtigsten Vorteile der vollautomatisierten Aktenverwaltung mit RFID für Ihre Organisation:
1. Automatische Zutrittsregelung statt Ausleiheschalter
Der Zutritt zum Raum der Aufbewahrung wird durch die Personalbatch-Karte geregelt. Die Einrichtung eines Ausleiheschalters sowie dessen permanente Besetzung durch einen Archivar sind somit nicht mehr notwendig.
2. Erfassung der Personalinformationen
Beim Betreten des Raums, in dem die Akten aufbewahrt werden, werden die Personalinformationen erfasst.
3. Vollautomatische Protokollierung
Beim Verlassen des Raums sendet das Lesegerät die RFID-Tag-Informationen der Akte und protokolliert diese zusammen mit den Personalinformationen des Ausleihers in der elektronischen Verwaltung des Ablagesystems.
4. Abruf von Listen ausgeliehener Akten
Die Listen der ausgeliehenen Akten können im System jederzeit abgerufen werden. Damit verbessert sich die Kontrolle der Vollständigkeit der Ablagen, Registraturen und Archive-Inventar.
5. Rückgabeprüfung und automatisierte Meldungen
Es kann überwacht werden, ob eine Akte nach der Ausleihe innerhalb einer vordefinierten Frist zurück am Aufbewahrungsort der Akten eintritt. Wenn nicht, kann eine Meldung generiert werden.
6. Web-Service für Echtzeit-Standortinformationen
Informationen über den gegenwärtigen Standort einer Akte können im Aufbewahrungsraum auf dem System abgerufen werden oder stehen den Mitarbeitenden auf ihrem Arbeitsgerät als „Web-Service“ zur Verfügung.
7. Ausbaufähigkeit durch modularen Aufbau
Der Aufbau des Dossier-Systems ist modular und unterstützt die künftige Erweiterung eines installierten Systems. Die Kommunikation zum Dossier-Server erfolgt über geschützte Kanäle im Intra-, Extra- oder Internet oder über einen Webbrowser.
8. Strahlungsarm
Die Strahlung entspricht derjenigen eines Mobiltelefons und besteht lediglich während des Lese-/Schreibe-Vorgangs.
Mit der RFID-Technologie können Organisationen ihre Prozesse rundum die Aktenverwaltung optimieren. Die Automatisierung führt zu einer klaren Übersicht und Kontrolle des Aktenstandortes und liefert alle wichtigen Informationen über die Ausleihe – in Echtzeit. Dies führt zu mehr Effizienz, einem deutlich niedrigerem Zeitaufwand und somit zu Kosteneinsparungen.