In drei Schritten zu mehr Ordnung im Büro
Ein grosser Papierstapel, und daneben noch einer und noch was in der Zwischenablage… Jetzt beginnt das Wühlen – nach dem dringend benötigten Dokument. Wo ist es denn? Das dauert alles viel zu lange.
Sie kennen dieses Szenario? Dann haben wir eine gute Nachricht für Sie: In nur drei Schritten erreichen Sie mehr Ordnung im Büro. Nach diesem Weg werden Sie jedes einzelne Dokument innert 10 Sekunden finden. Nehmen Sie sich also 60 Sekunden Zeit für den Schritt 0: Gehen Sie die drei Schritte jetzt virtuell, um sie danach gleich in die Realität umzusetzen:
Schritt 1: Aufnahme der geltenden Rahmenbedingungen
Klären Sie die Rahmenbedingungen für ein Ordnungssystem in Ihrem Unternehmen ab:
- Gesetzliche Vorschriften hinsichtlich Aufbewahrungspflichten
- Unternehmensinterne Weisungen hinsichtlich Archivierung der Akten, Records Management und Information Management
- Ablauf- und Aufbauorganisation Ihres Unternehmens
Schritt 2: Definition der Ablagestruktur
Mehr Ordnung im Büro bedeutete mehr Ordnung im Unternehmen. Daher muss die Gliederung Ihrer Ablagestruktur den Gegebenheiten im Unternehmen entsprechen. Die Gliederung kann beispielsweise anhand folgender Ebenen vorgenommen werden:
- Erste Ebene: nach Haupttätigkeiten oder Sparten Ihres Unternehmens
- Zweite Ebene: nach geografischen Gesichtspunkten
- Dritte Ebene: jede Ortschaft nach chronologischen Gliederungspunkten (zum Beispiel einzelne Jahre)
Die feine und detaillierte Verästelung führt dazu, dass auf der untersten Gliederungsebene nur noch wenige Dokumente vorhanden sind, auf die alle Ablagekriterien zutreffen.
Schritt 3: Umsetzung
Wieviel Zeit muss für die Umsetzung eingerechnet werden? Für die Neustrukturierung und Dokumentation der Ablage beispielsweise einer Führungskraft auf Direktionsebene beträgt der initiale Aufwand etwa einen Tag.
- Beschaffung von benötigten Hängemappengestellen
- Beschaffung von Hängemappen
- Bedrucken von Hängemappen gemäss vordefinierter Ablagekriterien
- Einordnen der Unterlagen in die vorgefertigten Stellmappen
Die Vorteile Ihres neuen Ordnungssystems, dem Akten-Management-System AMS™:
- Der Platzbedarf von AMS™ ist weit geringer als von konventionellen Aufbewahrungssystemen
- Jedes Dokument kann innerhalb von 10 Sekunden im Regal geortet werden
- Jedes Farbetikett einer Jörimann-Stellmappe zeigt ihre exakte Position im Ablagesystem
- Farbmuster erleichtern die visuelle Lokalisierung des gesuchten Dokuments. Bei Farbenblindheit unterstützen die ausgeprägten Grauabstufungen unserer Farbpalette die Lokalisierung
- Farbfelder können mit Buchstaben- und Zahlencodes ergänzt werden
- Falsch abgelegte Stellmappen fallen visuell sofort auf – eine end- und hoffnungslose Suche nach „verschwundenen“ Dokumenten entfällt
- Einsparung für die Suche falsch abgelegter Dokumente: Bei einer Ablage mit Ordnern und Hängemappen werden von 3 bis 25% falsch abgelegt und das Wiederauffinden kostet pro Dokument durchschnittlich 400.- CHF. Diese Kosten können eingespart werden
Jetzt sind Sie nur noch einen Klick von Ihrer neuen Ordnung im Büro entfernt. Fordern Sie detailliertere Unterlagen oder vereinbaren Sie einen Beratungstermin. Selbstverständlich kostenlos und unverbindlich.