Beratung bei Automatisierung

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Beratung bei Automatisierung 2017-03-30T12:45:39+00:00

Automatisierung der Prozesse

Prozessautomatisierung steigert die Produktivität der Unternehmung durch die softwarebasierte Unterstützung der Mitarbeitenden bei den repetitiven Aufgaben.

  • workflow-management-beratung

Das Dokumentenmanagement stellt jedes Unternehmen vor die Frage: Wohin mit all den Papierdokumenten und digitalen Daten? Wie gestaltet sich das optimale Workflow Management?

Ein gut konzipiertes „Company Memory“ führt Informationen einer Unternehmung (Projekte, Prozesse, Organisation, Sachverhalte usw.) zusammen und macht das gesammelte Wissen greifbar. Dazu wird ein strukturierter Registraturplan erstellt – ob für das Gesamtunternehmen, die Direktions- oder Projektablage, einzelne Registraturen oder Firmenarchive. Das gesamte DMS System muss einfach sein – und kostenoptimiert und zeiteffizient funktionieren. Am Anfang der Lösung steht ein perfekt durchdachter Aktenplan.

Die Erstellung eines Aktenplans in einem mittelgrossen Unternehmen benötigt ca. 12-15 Beratungstage.

Der Aktenplan stellt die geschäftsrelevanten Dokumente in den Vordergrund und ermöglicht eine klare Übersicht der wichtigen Daten in Ihrem Unternehmen. Auf Basis einer Standard-Systematik konzipiert Jörimann einen auf die spezifischen Bedürfnisse Ihrer Geschäftsprozesse angepassten Aktenplan, der Ihr Workflow Management optimiert.

Der Aktenplan wird allgemein verbindlich im Unternehmen eingeführt und ermöglicht eine optimierte physische und elektronische Ablage.

  • Flexibilität: Die Prozesse müssen den sich laufend ändernden Rahmenbedingungen und Anforderungen angepasst werden. Es ist also wichtig, ein Produkt zu wählen, welches die nötige Flexibilität bietet. Bei muss bedacht werden, dass oftmals nicht nur die Rahmenbedingungen, sondern auch die Struktur (Ausgestaltung) des implementierten Prozesses angepasst werden muss.
  • Kostensenkung: Durch die Automatisierung der Prozesse werden Ressourcen frei, welche die sonst repetitiven Aufgaben manuell abarbeiten mussten. Somit werden die Kosten der Bearbeitung einer Prozessinstanz im Vergleich zum nicht automatisierten Prozess gesenkt. Bei der Kostenrechnung müssen jedoch die Auswirkungen automatisierter Geschäftsprozesse auf das gesamte Wertschöpfungsnetzwerk beachtet werden. Dabei müssen vielfältige Einflussfaktoren miteinbezogen werden.
  • Plastizität: Wie schon oben angedeutet, müssen die automatisierten Prozess in ihrer Struktur anpassbar sein. Dabei wird der implementierte Ablauf des Prozesses neu gestaltet und/oder seine Beziehungen zu externen Prozessen verändert. SO kann auf neue, im alten Ablauf unbekannte Ereignisse, reagiert werden. Es handelt sich um eine Anpassung der Implementierung.

Ende der Neunzigerjahre hat die Jörimann AG basierend auf den jahrelangen Erfahrungen einen Aktenplan-Rahmen entwickelt. Eine weit verbreitete Parallele dazu ist der bereits 1947 von Professor Karl Käfer entwickelte Kontenrahmen, der in der Schweiz lange Zeit als Referenzrahmen für Buchhaltungen von Unternehmen galt. Der J ¨ Standard Aktenplan ist – ähnlich wie der erwähnte Kontenrahmen – in Aktenklassen und diese in Aktengruppen eingeteilt. Dieser Rahmen und die über hundert vorgegebenen Gruppen garantieren, dass keine Unternehmensaktivität vergessen wird. Dass sich der gleiche Aktenplan auch für elektronische Daten eignet, versteht sich von selbst.

  • Dokumentation Ist-Situation und Bestandsaufnahme der Bedürfnisse/Anforderungen (Richtlinien, Mitarbeiter, Dokumentenablagen, etc.).
  • Katalogisieren und Kategorisierung aller sich im Umlauf befindlichen Dokumente.
  • Ausarbeitung eines organisationsübergreifenden Aktenplans.
  • Harmonisierung und Vereinheitlichung der Richtlinien betreffend Aktenführung, Aufbewahrung und Archivierung.
  • Pflichtenheft für die Ausschreibung des Information Management Systems und Umsetzung der neuen Richtlinien.

Jörimann nimmt die Kundenbedürfnisse auf, ordnet sie den Themen aus der Ist-Analyse zu und stellt alles in klaren, aufschlussreichen Diagrammen und Prozessen dar.

Gestützt auf diese Auslegeordnung unterbreiten wir mögliche Konzepte für Management der Geschäftsprozesse. Dabei handeln wir stets marktbewusst und gleichzeitig produktunabhängig – so kann der Kunde die Entscheidung für die beste Lösung selbst treffen und auch entscheiden, ob und wann die weiteren Schritte der Prozessautomatisierung angegangen und umgesetzt werden, bis das optimale Workflow Management erreicht ist.

  • Analyse und Konzept
  • Umsetzung
  • Beratung

Wir gestalten für Sie neue Prozesse, damit Sie sich mit Ihrer Struktur, Ihren Aufgaben und Ihrer Firmenkultur flexibel auf die Anforderungen Ihres Umfeldes einlassen können. Uns liegt an der Umsetzung langfristiger Prozesse. Die Entwicklung der Organisation und die Erfahrungen aller Betroffenen fliessen in ein umfassendes Prozessmanagement-Konzept mit ein, das die Basis für eine gezielte Handhabung Ihres Business Process Management bildet.

Unsere Mitarbeiter und Berater arbeiten als externe Berater/Beraterinnen im Rahmen zeitlich befristeter Aufträge für Sie und verfügen über die entsprechende Berufserfahrung und die nötigen Zusatzqualifikationen.

Zudem verfügen wir über die Expertise und Ressourcen, um Sie bei IT Prozess- und Projektmanagement Aufgaben zu unterstützen oder diese zu leiten.

  • Factsheet Prozess Automatisierung Beratung

Jörimann ebnet den Weg zur klaren Übersicht über alle elektronischen und physischen Daten in Ihrer Organisation. Mit profundem Branchenwissen verhelfen wir Ihnen zu mehr Effizienz und deutlichen Kosteneinsparungen beim Dokumentenmanagement.

Unsere Kundendokumentation pflegen wir sowohl elektronisch als auch auf dem Papier. Das war früher umständlich und die Übersichtlichkeit war nicht immer optimal. Doch mit der hybriden Gesamtlösung von Jörimann AG können wir unsere Datenhaltung jetzt wesentlich schneller und effizienter handhaben. Perfekt für uns.
Dank der guten Branchenkenntnisse der Experten von Jörimann AG konnte bei uns eine Individuallösung umgesetzt werden, die auf den Standardprodukten von Jörimann AG basiert. Dadurch wurde erfreulicherweise auch der von uns definierte Budget-Rahmen eingehalten. Wir sind sehr zufrieden mit dem Ergebnis, es spart uns viel Zeit und Platz.
Office Manager , Öffentliche Verwaltung

Ihr Dokumentenmanagement: Packen Sie`s an

Ganz gleich, wo Sie mit Ihrem DMS aktuell stehen – Jörimann unterstützt Sie bei Konzeption und Implementierung Ihrer optimalen Lösung. Gerne stellen wir uns vor und zeigen Ihnen die wichtigsten Schritte und DMS-Produkte bei einem unverbindlichen Präsentationstermin vor Ort. Oder fordern Sie einfach unter Nennung Ihrer Herausforderungen weitere Informationen bei uns an.n.

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