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public engine 2017-03-30T12:45:40+00:00

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Elektronische Geschäftsverwaltung und digitale Dossiers in der Bundesverwaltung und für Ämter gemäss GEVER.

  • dms öffentliche Branche
  • GEVER-Gesamtlösung für Bundesverwaltung und Ämter

Die Anforderungen an eine Umstellung auf GEVER – die Einführung einer elektronischen Geschäftsverwaltung und digitaler Dossiers – sind hoch. Mit der Implementierung einer entsprechenden Software müssen auch die organisatorischen Grundlagen, wie Organisationsvorschriften und Ordnungssysteme, überarbeitet werden. Mit der Gesamtlösung von Jörimann stehen Bundesverwaltung und Ämtern ein bewährtes Instrument und praktische Projekterfahrung bei der Einführung zur Verfügung.

Die public engine ist eine Content Management- und Prozesssteuerungs-Software, eingebettet zwischen der Infrastruktur und den unterschiedlichsten Office- und Fachapplikationen.

Das Geschäftsdossier ist Kernstück der Applikation. Alle relevanten Daten und Dokumente werden in kontextbezogenen Dossiers gesammelt, mit allenfalls physisch vorhandenen Dokumenten verlinkt und zu einem umfassenden Gesamtbild konsolidiert. Berechtigungen und Aufgaben sind feste Bestandteile der Dossiers und werden automatisch im Prozess mitgeführt.

Die Ablaufsteuerung und Geschäftskontrolle ergänzen das Dossier und die Aktenführung (Records Management) zu einer umfassenden Geschäftssteuerung. Somit sind Geschäfte über Vorgänge und Aktivitäten steuerbar. Federführung, Zuständigkeiten und Mitarbeit können Personen, Rollen und Organisationen zugewiesen werden. Mit der Zuweisung an Verantwortliche zusammen mit Auftrag und Termin werden protokollierte Arbeitsschritte gebildet. Diese können jederzeit kontrolliert und nachvollzogen werden.

Aus dem zentralen Archiv können Dokumente innert Sekunden mit Volltext-Suche wieder auf den Desktop geholt werden oder die Standorte bei physischen Akten eruiert werden.

  • Breite Projekterfahrung bei GEVER Einführungen erlaubt optimale Anpassung und Einführung mit hoher Nutzerakzeptanz
  • Die Software-Applikation bietet transparente und rechtsverbindlich nachvollziehbare Verwaltungsabläufe und liefert die nötige Übersicht über Bearbeitungsstatus, Termine und Fristen
  • Anpassbarkeit an Änderungen, neue Begebenheiten können rasch integriert und die Applikation angepasst werden
  • Durch die nahtlose Anbindung von Office, Outlook, SharePoint und Fachanwendungen stehen die gewohnten Arbeitsinstrumente weiterhin zur Verfügung
  • Sicherstellung der Langzeitarchivierung mit Schnittstelle zum Bundesarchiv (BAR)
  • Erfüllung aller relevanten Standards und Empfehlungen im Bundes-Einsatz

Das hybride 360° Dossier kann in allen Branchen eingesetzt werden. Während bei  Finanzinstituten Bedarf an Kreditdossiers besteht, geht in der Gesundheitsbranche nichts ohne Patientendossiers. Doch sowohl in der Finanz- als auch in der Gesundheitsbranche werden Personaldossiers benötigt und verwendet.

Und trotz der gleichen Bezeichnung enthalten die Legal & Compliancedossiers je nach Branche unterschiedliche Ausprägungen im Ordnungssystem, Metadaten und weitere von Kunden zu Kunden variierende Bedürfnisse.

  • Geschäftsdossiers
  • Projektdossiers
  • Fachdossiers
  • Wissensdossiers
  • Personaldossiers
  • Legal & Compliance Dossiers
  • Supplier-/Vertragsdossiers

Die Anforderungen an eine Umstellung auf GEVER – die Einführung einer elektronischen Geschäftsverwaltung und digitaler Dossiers – sind hoch. Mit der Implementierung einer entsprechenden Software müssen auch die organisatorischen Grundlagen wie Organisationsvorschriften und Ordnungssysteme überarbeitet werden. Mit Gesamtlösung von Jörimann stehen Bundesverwaltung und Ämtern ein bewährtes Instrument und praktische Projekterfahrung bei der Einführung zur Verfügung.

Eine Gesamtlösung muss alle Funktionsbereiche von GEVER abdecken und die Einführung umfassend begleiten:

  • Aktenführung (Records Management): Das Records Management unterstützt die systematische und lückenlose Aufzeichnung der Geschäftstätigkeiten. Die Ablage und Verwaltung der relevanten Dokumente geschieht rechtskonform in entsprechenden Dossiers.
  • Ablaufsteuerung: Definiert die Verwaltungsabläufe von der Erfassung über die Verarbeitung bis zur Archivierung der Daten. Die vollständige Nachvollziehbarkeit und die Kontrolle von delegierten Arbeiten sind damit jederzeit geregelt.
  • Geschäftskontrolle: Über die Geschäftskontrolle können Status, Ablauf, Termine und Fristen der Geschäftsfälle jederzeit überwacht werden.

Das Angebot an spezialisierter Software für den Umgang mit elektronischen Daten und deren Langzeitarchivierung wird laufend grösser. Wir unterstützen diesen Trend und haben unsere IT-Kompetenzen entsprechend ausgebaut. Heute arbeiten unsere Spezialisten für die physische Schriftgutverwaltung eng mit ausgewiesenen Fachleuten aus dem IT-Projektmanagement zusammen. So macht Jörimann die Integration von physischen Ablagen und elektronischer Verwaltung von Dokumenten möglich.

Jörimann ebnet den Weg zur klaren Übersicht über alle elektronischen und physischen Daten in Ihrer Organisation. Mit profundem Branchenwissen verhelfen wir Ihnen zu mehr Effizienz und deutlichen Kosteneinsparungen beim Dokumentenmanagement.

Unsere Kundendokumentation pflegen wir sowohl elektronisch als auch auf dem Papier. Das war früher umständlich und die Übersichtlichkeit war nicht immer optimal. Doch mit der hybriden Gesamtlösung von Jörimann AG können wir unsere Datenhaltung jetzt wesentlich schneller und effizienter handhaben. Perfekt für uns.
Dank der guten Branchenkenntnisse der Experten von Jörimann AG konnte bei uns eine Individuallösung umgesetzt werden, die auf den Standardprodukten von Jörimann AG basiert. Dadurch wurde erfreulicherweise auch der von uns definierte Budget-Rahmen eingehalten. Wir sind sehr zufrieden mit dem Ergebnis, es spart uns viel Zeit und Platz.
Office Manager , Öffentliche Verwaltung

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Ganz gleich, wo Sie mit Ihrem DMS aktuell stehen – Jörimann unterstützt Sie bei Konzeption und Implementierung Ihrer optimalen Lösung. Gerne stellen wir uns vor und zeigen Ihnen die wichtigsten Schritte und DMS-Produkte bei einem unverbindlichen Präsentationstermin vor Ort. Oder fordern Sie einfach unter Nennung Ihrer Herausforderungen weitere Informationen bei uns an.n.

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