Erstellen von Aktenplänen

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Erstellen von Aktenplänen 2017-05-10T17:43:04+00:00

Mehr Effizienz mit einem Aktenplan

Ein gut konzipierter Aktenplan stellt sicher, dass alle geschäftsrelevanten Dokumente in einem Unternehmen klar erfasst sind.

  • aktenplan erstellen

Das Dokumentenmanagement stellt jedes Unternehmen vor die Frage: Wohin mit all den Papierdokumenten und digitalen Daten?

Ein gut konzipiertes „Company Memory“ führt Informationen einer Unternehmung (Projekte, Prozesse, Organisation, Sachverhalte usw.) zusammen und macht das gesammelte Wissen greifbar. Dazu wird ein strukturierter Registraturplan erstellt – ob für das Gesamtunternehmen, für die Direktions- oder Projektablage, für einzelne Registraturen oder für Firmenarchive. Das gesamte DMS System muss einfach sein – und kostenoptimiert und zeiteffizient funktionieren. Am Anfang der Lösung steht: ein perfekt durchdachter Aktenplan.

Die Erstellung eines Aktenplans in einem mittelgrossen Unternehmens benötigt ca. 12-15 Beratungstage.

Der Aktenplan stellt die geschäftsrelevanten Dokumente in den Vordergrund und ermöglicht eine klare Übersicht der wichtigen Daten in Ihrem Unternehmen. Auf Basis einer Standard-Systematik konzipiert Jörimann einen auf die spezifischen Bedürfnisse Ihrer Geschäftsprozesse angepassten Aktenplan.

Der Aktenplan wird allgemein verbindlich im Unternehmen implementiert und führt zu einer optimierten physischen und elektronischen Ablage.

  • Kategorisierung aller geschäftsrelevanten Daten
  • Katalogisierung aller geschäftsrelevanten Daten
  • Klare Anweisungen zur Zuordnung der Dokumente
  • Fehlerfreie Ablage in die Dossiers aufgrund eindeutiger Richtlinien
  • Klare Übersicht der Dokumentenablage, elektronisch und physisch
  • Erleichtertes Auffinden der Dokumente
  • Deutliche Platzeinsparungen für die Ablage

Ende der Neunzigerjahre hat die Jörimann AG basierend auf den jahrelangen Erfahrungen einen Aktenplan-Rahmen entwickelt. Eine weit verbreitete Parallele dazu ist der bereits 1947 von Professor Karl Käfer entwickelte Kontenrahmen, der in der Schweiz lange Zeit als Referenzrahmen für Buchhaltungen von Unternehmen galt. Der J ¨ Standard Aktenplan ist, ähnlich wie der erwähnte Kontenrahmen, in Aktenklassen und diese in Aktengruppen eingeteilt. Dieser Rahmen und die über hundert vorgegebenen Gruppen garantieren, dass keine Unternehmensaktivität vergessen wird. Dass sich der gleiche Aktenplan auch für elektronische Daten eignet, versteht sich von selbst.

  • Dokumentation Ist-Situation und Bestandsaufnahme der Bedürfnisse/Anforderungen (Richtlinien, Mitarbeiter, Dokumentenablagen, etc.).
  • Katalogisierung und Kategorisierung aller sich im Umlauf befindlichen Dokumente.
  • Ausarbeitung eines organisationsübergreifenden Aktenplans.
  • Harmonisierung und Vereinheitlichung der Richtlinien betreffend Aktenführung, Aufbewahrung und Archivierung.
  • Pflichtenheft für die Ausschreibung des Information Management Systems und Umsetzung der neuen Richtlinien.

Umfangreiches Wissen, einheitliche Methode

In fast fünf Jahrzehnten haben wir ein umfangreiches Wissen erworben, gepflegt und ausgebaut. Unsere Erfahrungen setzten wir in einer einheitlichen Vorgehensweise konsolidiert um. Wir beraten unsere Kunden fundiert, bewirken mit bewährten Produkten eine deutliche Effizienzsteigerung und garantieren nachhaltige Kostenersparnisse.

  • Erstellen von Aktenplänen.
  • Organisations-Beratung
  • Aufbewahungspflichten.
  • Prozessoptimierung.
  • Professional Service.

Wohin mit den aufzubewahrenden Akten? Nach einem verbindlichen und einfach zu handhabenden Ablageplan geordnet in die optimierte physische und elektronische Ablage. Für den benötigten Aktenplan stellt Jörimann eine Standard-Systematik zur Verfügung, die im Rahmen eines Beratungsauftrags auf die individuellen Firmenbedürfnisse angepasst wird. Das Resultat: Es herrschen klare Verhältnisse bei der Zuordnung und das Ablegen von Dokumenten und Informationen in die Dossiers erfolgt fehlerfrei. Somit wird auch das Auffinden von Daten erleichtert. Alles in Allem: die Ablage wird wesentlich übersichtlicher, benötigt viel weniger Platz und die Bearbeitung wird um Faktoren beschleunigt.

  • Factsheet Aktenplan

Jörimann ebnet den Weg zur klaren Übersicht über alle elektronischen und physischen Daten in Ihrer Organisation. Mit profundem Branchenwissen verhelfen wir Ihnen zu mehr Effizienz und deutlichen Kosteneinsparungen beim Dokumentenmanagement.

Unsere Kundendokumentation pflegen wir sowohl elektronisch als auch auf dem Papier. Das war früher umständlich und die Übersichtlichkeit war nicht immer optimal. Doch mit der hybriden Gesamtlösung von Jörimann AG können wir unsere Datenhaltung jetzt wesentlich schneller und effizienter handhaben. Perfekt für uns.
Dank der guten Branchenkenntnisse der Experten von Jörimann AG konnte bei uns eine Individuallösung umgesetzt werden, die auf den Standardprodukten von Jörimann AG basiert. Dadurch wurde erfreulicherweise auch der von uns definierte Budget-Rahmen eingehalten. Wir sind sehr zufrieden mit dem Ergebnis, es spart uns viel Zeit und Platz.
Office Manager , Öffentliche Verwaltung

Ihr Dokumentenmanagement: Packen Sie`s an

Ganz gleich, wo Sie mit Ihrem DMS aktuell stehen – Jörimann unterstützt Sie bei Konzeption und Implementierung Ihrer optimalen Lösung. Gerne stellen wir uns vor und zeigen Ihnen die wichtigsten Schritte und DMS-Produkte bei einem unverbindlichen Präsentationstermin vor Ort. Oder fordern Sie einfach unter Nennung Ihrer Herausforderungen weitere Informationen bei uns an.n.

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